Шаблон согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия — бесплатная форма, которую компания даёт подписать проверяемому человеку до начала проверки. Она опирается сразу на два основания: статью 9 152-ФЗ, задающую требования к самому согласию, и пункт 3 статьи 86 ТК РФ, по которому получение персональных данных работника у третьей стороны допускается только с его письменного согласия. Деталь, которую упускают чаще всего: оператором в этой форме выступает ваша компания — работодатель или заказчик проверки, — а не ШТИРЛИЦ. Текст формы — черновик: перед использованием его визирует ваш юрист под конкретное юридическое лицо.
Что внутри шаблона
Форма собрана из обязательных смысловых блоков — тех, наличие которых делает документ согласием, а не распиской. Порядок блоков соответствует правилам статьи 9 152-ФЗ; ссылка на пункт 3 статьи 86 ТК РФ стоит в самом тексте формы, потому что при проверке кандидата или работника через внешний сервис работают обе нормы одновременно.
- Идентификация подписывающего: фамилия, имя и отчество, паспортные данные, адрес — поля, которые заполняет сам субъект.
- Оператор: наименование и ИНН компании, которая проводит проверку и у которой будут храниться данные. Это работодатель или заказчик проверки — то юридическое лицо, к которому субъект впоследствии обращается со своими требованиями.
- Формула согласия: свободно, своей волей и в своём интересе — требование статьи 9 152-ФЗ, воспроизведённое в форме дословно.
- Цель обработки: проверка достоверности сведений и оценка деловой репутации в связи с рассмотрением кандидатуры или трудовыми отношениями.
- Перечень персональных данных: фамилия, имя и отчество, дата рождения, ИНН, а также сведения из открытых и официально раскрываемых источников — официально опубликованных материалов, исполнительных производств ФССП, сведений о банкротстве, санкционных перечней и перечней Росфинмониторинга, розыска.
- Источники: открытые и общедоступные официальные. Отдельной строкой субъект уведомляется, что часть данных оператор получает у третьих сторон, — именно этот факт и делает письменное согласие обязательным.
- Действия с данными: сбор, запись, систематизация, хранение, использование, обезличивание, удаление.
- Способ обработки: автоматизированная и неавтоматизированная, без передачи третьим лицам без отдельного согласия субъекта.
- Срок действия: заполняемое поле — до окончания рассмотрения кандидатуры либо на срок трудовых отношений с добавлением периода хранения — и в любом случае до отзыва согласия.
- Порядок отзыва: письменным заявлением. После отзыва обработка прекращается, а данные удаляются, кроме случаев, когда их хранение предписано законом.
- Дата и подпись: форма подписывается собственноручно, с проставлением даты.
Когда его подписывать
До начала проверки — это единственный работоспособный момент. Пункт 3 статьи 86 ТК РФ разрешает получать сведения о человеке у третьей стороны только при наличии его письменного согласия, а обращение к внешнему сервису проверки и есть получение данных у третьей стороны. Согласие, подписанное после того, как проверка уже проведена, ситуацию не исправляет: основание требовалось раньше, чем документ появился.
Практически это означает отдельный шаг в найме. Согласие берётся до запроса, вместе с остальными документами кандидата, и хранится у работодателя. В продукте этот шаг встроен в сценарий: форма формируется и выгружается в PDF до того, как запускается проверка, — законность обеспечивается механикой процесса, а не заявлением о добрых намерениях.
Одно согласие не заменяет другое. Передача результата проверки третьим лицам — это распространение, оно регулируется статьёй 10.1 152-ФЗ и требует отдельного документа. Согласие на получение рекламных сообщений (ФЗ-38) тоже оформляется отдельно и не может быть сведено в один пункт с согласием на обработку персональных данных.
Экземпляр подписанной формы разумно оставить и подписавшему: порядок отзыва описан в самом документе, и человеку нужно, чтобы этот текст был у него на руках.
Как заполнить
- В поле оператора — ваше юридическое лицо. Вносится наименование и ИНН компании, которая проводит проверку и хранит данные. Подставлять сюда поставщика программного обеспечения неверно: при развёртывании в вашем контуре данные к нему не поступают.
- Цель формулируйте под конкретный процесс. Общая формулировка черновика рассчитана на рассмотрение кандидатуры и трудовые отношения; если проверка проводится в другом сценарии, цель переписывается под него, а не растягивается на всё сразу.
- Перечень данных сокращайте до того, что действительно проверяется. Перечень шире фактической проверки ничего не усиливает — он лишь расходится с тем, что происходит на самом деле.
- Срок укажите значением, а не прочерком. В черновике это поле оставлено пустым намеренно: срок определяет оператор, то есть вы, и согласовывает его юрист.
- В порядке отзыва назовите рабочий адрес. Субъект должен видеть, куда именно направляется письменное заявление об отзыве, иначе право остаётся декларацией.
- Специальные категории в форму не дописываются. Состояние здоровья, религиозные и политические убеждения, членство в общественных объединениях исключены: пункты 4 и 5 статьи 86 ТК РФ прямо запрещают их обработку. Это граница закона, а не редакторское решение.
- Подписанный экземпляр храните вместе с остальными документами по кандидату — наличие согласия подтверждается документом, а не памятью сотрудника.
- При работе с электронной версией не помещайте персональные данные в адресную строку и параметры запроса.
Что определяет ваш юрист
Шаблон — черновик, а не готовый к подписанию документ. Он собран по нормам, сверенным дословно, но форма согласия всегда привязана к конкретному оператору, его процессам и его документам. Перечень того, что закрывается юристом, а не техническим решением, приведён в конце раздела.
Статус текста. Шаблон и пояснения к нему — рабочая редакция: они опираются только на нормы, названные в правовом обзоре проекта, и не являются юридической консультацией. Перед использованием форму визирует юрист по 152-ФЗ и ТК РФ под ваше юридическое лицо; применимость к вашей ситуации оценивайте со своим юристом.
- Редактура под конкретное юридическое лицо-оператор: наименование, реквизиты, внутренние процедуры, порядок ответа на обращения субъектов.
- Сроки хранения персональных данных. В черновике это поле оставлено пустым: сроки не заданы и определяются оператором вместе с юристом.
- Разграничение ролей при развёртывании в контуре клиента: схема «клиент-оператор / ШТИРЛИЦ-программное обеспечение» оформляется как поручение обработки по части 3 статьи 6 152-ФЗ.
- Политика обработки персональных данных: её публикация — обязанность оператора по части 2 статьи 18.1 152-ФЗ, и форма согласия должна согласовываться с текстом политики.
- Уведомление Роскомнадзора о намерении обрабатывать персональные данные — часть 1 статьи 22 152-ФЗ. Это регистрационное действие оператора, а не страница сайта.
- Отдельные документы под смежные сценарии: согласие на распространение (статья 10.1 152-ФЗ), если результат передаётся третьим лицам, и отдельное согласие на рекламные сообщения (ФЗ-38).
- Порядок хранения подписанных согласий и порядок обработки заявлений об отзыве — включая то, какие данные удаляются сразу, а какие оператор обязан сохранить по закону.