Чек-лист должной осмотрительности
Чек-лист должной осмотрительности — бесплатный перечень того, что проверяют о контрагенте до сделки, и того, как сохранить результат, чтобы к нему можно было вернуться. Правовую рамку задают статья 54.1 НК РФ, письмо ФНС от 10.03.2021 №БВ-4-7/3060@ и приказ ФНС от 30.05.2007 №ММ-3-06/333@. Смысл процедуры сводится к одному: до перечисления денег установить, существует ли контрагент реально и способен ли он исполнить обязательство, — и сохранить доказательство, что это было сделано именно до сделки, а не после проблемы.
Что проверить до сделки
Состав проверки собран вокруг официально раскрываемых сведений — тех, что публикуются в силу закона и потому проверяемы любой стороной будущего спора. Характер источника даёт и основание их обрабатывать: пункт 11 части 1 статьи 6 152-ФЗ допускает обработку данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию.
- ЕГРЮЛ/ЕГРИП: статус компании, руководитель, учредители, признаки массового адреса и массового руководителя.
- Суды (СОЮ и арбитраж): дела, где контрагент выступает истцом, и дела, где он ответчик. Значение имеет не только сумма, но и роль в споре, и его характер.
- ФССП: исполнительные производства по неисполненным обязательствам.
- ЕФРСБ: сведения о банкротстве — заявления, процедуры, публикации о неплатёжеспособности.
- Госконтракты (44-ФЗ/223-ФЗ) и реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
- Санкционные перечни (ООН/OFAC/ЕС) и перечни Росфинмониторинга (террористы/экстремисты, ФРОМУ).
- Аффилированность и связанные лица: связи между руководителями и учредителями контрагента и людьми внутри вашей компании. Это то, чего разрозненный обход отдельных реестров не показывает.
Какие документы запросить у контрагента
Единого обязательного списка документов, который подошёл бы любой сделке, не существует, и мы сознательно не выдаём такой список за нормативное требование. Состав пакета зависит от характера и суммы сделки: разовая поставка на небольшую сумму и долгосрочный договор с предоплатой требуют разного объёма подтверждений.
Принцип отбора один: запрашивать то, что закрывает конкретный вопрос и чего нельзя получить из открытых источников. Проверка по открытым источникам уже отвечает на вопросы о статусе, руководителе, учредителях, судах и банкротстве — дублировать её запросом тех же сведений на бумаге бессмысленно. Смысл имеет то, что в реестрах не публикуется.
Ниже — типы вопросов, под которые обычно и запрашиваются документы. Это примеры логики отбора, а не обязательный список: конкретные наименования зависят от вида договора и от отрасли.
- Полномочия подписанта — пример первого типа. Открытые реестры показывают лицо, имеющее право действовать без доверенности, но не показывают основания полномочий конкретного человека, который подписывает договор со стороны контрагента.
- Способность исполнить обязательство — пример второго типа: есть ли под предмет сделки персонал, помещения, техника, права на товар. Этот вопрос прямо связан с требованием подпункта 2 пункта 2 статьи 54.1 НК РФ.
- Специальные требования к предмету сделки — пример третьего типа: разрешительные документы и подтверждения, без которых конкретный вид работ вести нельзя. Их состав задаёт регулирование вашей отрасли, а не процедура проверки контрагента.
- Расхождения, найденные при проверке, — пример четвёртого типа: если в реестрах видно то, что противоречит заявленному контрагентом, документами закрывается именно расхождение, а не абстрактная формальность.
Как задокументировать проверку
Проверка, которую нельзя восстановить, с точки зрения доказывания не проводилась. Поэтому документирование — не бюрократическая надстройка над проверкой, а её вторая половина.
Почему именно так. Статья 54.1 НК РФ задаёт условия, при которых операция может быть учтена для целей налогообложения, и требование подпункта 2 пункта 2 этой статьи связано с исполнением обязательства по сделке — то есть с тем, мог ли контрагент реально его исполнить. Письмо ФНС от 10.03.2021 №БВ-4-7/3060@ разъясняет применение этой статьи. Приказ ФНС от 30.05.2007 №ММ-3-06/333@ играет другую роль: он содержит критерии самостоятельной оценки рисков, то есть описывает признаки, на которые смотрит налоговый орган, — поэтому проверку разумно строить вокруг тех же признаков. Содержание критериев здесь не воспроизводится: оно приводится в самом приказе и подлежит сверке с действующей редакцией.
- Фиксируйте дату. Досье имеет смысл как срез на момент принятия решения: оно формируется до сделки, а не собирается задним числом, когда спор уже возник.
- Сохраняйте происхождение каждого факта — название реестра, ссылку и дату получения сведения. Через год восстановить это по памяти невозможно.
- Выгружайте отчёт в файл. Экспорт в PDF или JSON превращает проверку в документ, который прикладывается к досье сделки и живёт вместе с ним.
- Храните проверку рядом с договором и первичными документами, а не в отдельной папке: разрозненные файлы восстанавливают картину хуже, чем один комплект.
- Фиксируйте и отрицательный результат. Запись «проверено, ничего не найдено» с датой и указанием происхождения сведений — такой же результат, как найденный риск.
- Складывайте документы, полученные от контрагента, вместе с досье по открытым источникам: вместе они показывают, что решение принималось и на раскрытых сведениях, и на запрошенных подтверждениях.
- Масштабируйте объём по риску: чем крупнее сумма, длиннее срок и выше доля предоплаты, тем больше вопросов разумно закрыть документами. Избыточный пакет по мелкой сделке замедляет работу и доказательственной силы не добавляет.
Как часто перепроверять
Осмотрительность не одноразовая. Статус контрагента меняется без вашего участия: появляется иск, возбуждается исполнительное производство ФССП, публикуется сообщение о неплатёжеспособности, меняется руководитель. Проверка на дату подписания договора ничего не говорит о состоянии контрагента через полгода.
Единой периодичности документы, на которые мы опираемся, не устанавливают, поэтому конкретных сроков этот чек-лист не называет: частота закрепляется во внутреннем регламенте компании. Работающий подход — привязывать перепроверку не к календарю как таковому, а к событиям; типовые события перечислены в конце раздела.
На потоке это делается не руками: пакетная загрузка списка контрагентов и мониторинг с оповещениями превращают перепроверку в фоновый процесс — вы узнаёте об изменении, а не обнаруживаете его при следующей сделке. В самом досье прослеживаемость встроена: 9 этапов проверки по 30+ открытым источникам, у каждого факта названный реестр, ссылка и дата, экспорт в PDF или JSON.
Статус текста. Чек-лист — рабочая редакция: он опирается только на нормы и документы, названные в правовом обзоре проекта, не воспроизводит по памяти содержание разъяснений ФНС и не является юридической консультацией. Периодичность проверок, состав запрашиваемых документов и границы существенности закрепляются во внутреннем регламенте вашей компании и согласовываются с юристом. Ни один сервис и ни один чек-лист не гарантирует, что налоговый орган или суд признает конкретный комплект достаточным: документирование фиксирует, что и когда было проверено, а оценку достаточности даёт правоприменитель.
- Перед крупным платежом или предоплатой по действующему договору.
- При продлении договора или существенном увеличении объёма сделки.
- При смене руководителя или состава учредителей контрагента.
- При появлении сигнала: новый иск, новое исполнительное производство ФССП, публикация о банкротстве, включение в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) или в санкционные перечни.
- При периодическом пересмотре всего портфеля — например, после смены политики закупок или ухода ответственного сотрудника.